Kosten von EDI

Bei den Kosten für die Realisierung eines EDI-Systems sind zu unterscheiden:

• Einrichtungskosten und
• Kosten für den Betrieb

Diese sind abhängig von der Anzahl der EDI-Partner, vom Grad der Integration des EDI-Systems in die Unternehmenssoftware und deren Geschäftsabläufe sowie vom Datenaufkommen. Bei der Einrichtung ist zu berücksichtigen, dass hier nicht alleine die reinen Anschaffungskosten betrachtet werden dürfen. Vielmehr sind auch hier eine ganze Reihe von Faktoren entscheidend:

• Hardware
• Software (Konverter)
• Kosten für die Anpassung der eigenen Warenwirtschaftssoftware
• Kosten für externe (EDI-) Berater
• Anpassung der Geschäftsprozesse an die neuen Kommunikationsabläufe

Gerade der letzte Punkt ist schwer zu quantifizieren und wird daher oft unterschätzt. Zusammen mit den möglicherweise notwendigen Anpassungen am Warenwirtschaftssystem können sich aber erhebliche interne Personalkosten ergeben. Diese verschwinden meist in der Berechnung der Kosten, da argumentiert wird, dass die Mitarbeiter sowieso da sind (Soda-Faktor). In einer korrekten Kostenrechnung dürfen sie jedoch nicht fehlen und können externe Kosten schnell übersteigen.

Die Einrichtungskosten fallen in größerem Umfang zunächst nur einmalig an. Zu beachten ist jedoch, dass bei jeder Ergänzung (z.B. Umstellung auf ein anderes EDI-Protokoll, Hardware-Ergänzungen aufgrund steigender Anzahl der EDI-Partner) weitere Ausgaben zu erwarten sind. Nicht zu vergessen ist, dass selbst bei einem funktionierenden EDI-System mit jedem hinzukommenden Partner und insbesondere mit jedem neu zu realisierenden Nachrichtentyp mit Programmier- und Abstimmungsaufwand von einigen Tagen bis zu einigen Wochen zu rechnen ist.

Zusätzlich fallen Kosten für den laufenden Betrieb an. Dies sind

• Datenübertragungskosten
• Kosten für externe Dienstleistungen (Pflege der Infrastruktur und Software)
• Software-Lizenzen
• Schulung, Fortbildung

Datenübertragungskosten hängen von Volumen, Häufigkeit der Übermittlungen und oft auch von der Tageszeit der Übertragung ab. Von den üblicherweise beauftragten Netzdienstleitern werden in der Regel die zum reibungslosen Ablauf zusätzlichen Services mit angeboten.

Eine Untersuchung zum Thema hat ergeben, dass bei dem amerikanischen Unternehmen 3Com die einmaligen Kosten zur Einführung des EDI-Systems unter 50000 Euro lagen. Durch die zunehmende Nutzung und dem damit einhergehenden Aufbau einer eigenen EDI-Abteilung, Programmieraufwand und den Kosten für zusätzliche Hard- und Software usw. liegen die jährlichen Kosten mittlerweile bei 400000 Euro. Davon entfallen lediglich 10% auf die Datenübertragungskosten. Bei dieser Betrachtungsweise wird klar, dass die Kosten für die Datenübertragung nicht wirklich entscheidend sind, wenn EDI in großem Stil betrieben wird. Daher sind Überlegungen darüber, beim Übertragungsweg auf preisgünstige Lösungen zu setzen, primär für kleine Unternehmen wirklich interessant.

Dieses Beispiel zeigt aber auch, dass die laufenden Kosten die eigentlichen Einführungskosten bei weitem übersteigen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn eine Firma aktiv am weiteren Ausbau der EDI-Lösungen und EDI-Partnerschaften arbeitet.

Es darf nicht verschwiegen werden, dass den Kosten ganz erhebliche Einsparpotentiale gegenüberstehen, die schon im vorangegangenen Abschnitt erläutert wurden. Diese Einsparungen steigen bei zunehmendem EDI-Einsatz in gleichem und noch stärkeren Maße als die Kosten an. So wurde bei 3Com ermittelt, dass die Kosten pro Bearbeitung eines Auftrags um über 95% gesunken sind. Dadurch alleine ergeben sich Einsparungen von 750000 Euro. Zusammen mit weiteren Effekten wie z.B. Reduzierung der Fehlerhäufigkeit und Reduzierung der Lagerkosten werden die Einsparungen auf 1,5 Mio Euro geschätzt.

Bei der Diskussion um zu hohe Investitionen und sonstigen Bedenken rund um EDI wird also oft vergessen, dass der Ausgangspunkt für die Entwicklung von EDI die Einsparung von Kosten und Zeit waren. Neben dem hier untersuchten Großunternehmen ergeben sich bei einem entsprechenden Datenvolumen auch bei kleineren Unternehmen durchaus mehrere 10000 Euro pro Jahr, die eingespart werden können.

Software.KostenVonEDI by Katrin Reiher at 26.02.2007 11:41