Projektmanagement

Auto-ID -Projekte sind genau so wie andere Projekte zu organisieren. Gerne wird versucht, auf korrekte Lasten- und Pflichtenhefte zu verzichten. Das birgt große Risiken, da die Einführung von Auto-ID immer ein fundamentaler Eingriff in die Unternehmensprozesse darstellt.

Das Lastenheft repräsentiert die wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Erwartungen des Auftraggebers. Es soll noch keine Lösungswege präsentieren, sondern folgt den Denkmustern des Auftraggebers. Die Verantwortung für das Lastenheft liegt naturgemäß beim Auftraggeber.
Schwerpunkt des Lastenhefts sind die Forderungen hinsichtlich des gewünschten Ergebnisses. Forderungen hinsichtlich der Arbeitsmethodik werden in einem Projekthandbuch fixiert. Lastenheft und Projekthandbuch ergänzen sich.

Das Lastenheft beschreibt ergebnisorientiert die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ (DIN 69905). Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Angebotsanfragen). Insbesondere bei Bauprojekten wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.

Es ist dennoch weithin gebräuchlich, dass der potentielle Auftragnehmer selbst in Abstimmung mit dem Auftraggeber das Lastenheft erstellt. Dies hat für den Auftragnehmer den großen Vorteil, selbst die von ihm zu erbringende Leistung definieren zu können. Für den Auftraggeber ergibt sich daraus das Risiko, dass die vertraglich vereinbarte Leistung nicht seinen Bedürfnissen entspricht. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass der Ausführende nur das verspricht, was er tatsächlich leisten kann.

Die Gliederung des Lastenhefts sollte folgende Punkte enthalten:

• die Spezifikation des zu erstellenden Produkts (die „Last“),
• die Anforderungen an das Produkt bei seiner späteren Verwendung (z.B. Temperaturbereich),
• Rahmenbedingungen für Produkt und Leistungserbringung (z.B. Normen, Richtlinien, Materialien usw.),
• vertragliche Konditionen (z.B. Erbringen von Teilleistungen, Gewährleistungsanforderungen, Risikomanagement usw.),
• Anforderungen an den Auftragnehmer (z.B. Zertifizierungen),
• Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers (z.B. Projektdokumentation, Controlling-Methoden).

Bei einem formell korrekten Vorgehen setzt der Auftragnehmer nach Erhalt des Lastenhefts die zu erbringenden Ergebnisse (Lasten) in erforderliche Tätigkeiten (Pflichten) um und erstellt das sogenannte Pflichtenheft als Teil des Angebots an den Auftraggeber.

Die einfachste Form des Pflichtenhefts ist die Benennung des Liefertermins und des Preises. Die ausführlichste Form enthält bereits die vollständige Projektplanung (z.B. den Vertragsterminplan). Bei Projekten mit engem Abstimmungsbedarf zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber wird die Erarbeitung des Pflichtenhefts in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe oder Arbeitsgemeinschaft durchgeführt. Bei Großprojekten (z.B. Ingenieurbauten) ist die Erstellung und vertragliche Vereinbarung des Pflichtenhefts bereits selbst ein kleines Projekt.

Lasten- und Pflichtenheft sollten stets Bestandteil des Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sein.

Roi.Projektmanagement by Katrin Reiher at 12.03.2007 12:59